Tips en tricks voor een kantoorverhuizing zonder stress

Een bedrijfsverhuis gaat er net iets anders aan toe dan een particuliere verhuizing. Je moet bijvoorbeeld een draaiboek opstellen om de kantoorverhuis in goede banen te leiden. Om ‘stilstand’ in je firma te beperken, kan je een beroep doen op professionele verhuizers. Dockx Movers geeft je graag enkele tips om je kantoorverhuis vlekkeloos te laten verlopen!

1. Stel een draaiboek op

Verandering kan tot chaos leiden, zeker als er veel mensen bij betrokken zijn. Door je bedrijfsverhuis planmatig aan te pakken en een draaiboek van de verhuis op te stellen, kan je onnodige stress en kosten vermijden.

  • Elk kantoorverhuis heeft een aanspreekpunt Een projectmanager die het overzicht behoudt, de logistiek coördineert en praktische wrevel in de kiem smoort. Die persoon kan ook bijhouden welke personeelsleden bereid zijn te helpen met de voorbereidingen vóór de verhuizing, maar ook tijdens en na de verhuizing.
  • Bepaal op welke dagen de kantoorverhuis plaatsvindt, hoeveel dozen (aankoop) of bakken in huur je nodig hebt en wanneer die geleverd moeten worden.
  • Ook klanten en leveranciers moeten op de hoogte zijn van eventuele onderbrekingen van de dienstverlening en nieuwe contactgegevens. Breng hen via mail of via de website op de hoogte.

2. Maak een inventaris op

Met een goede inventaris maak je je bedrijfsverhuis een stuk gemakkelijker. Orden de kantoorartikelen in verschillende categorieën: wat nemen we mee naar de nieuwe werkplek? Wat niet? En wat moeten we nog aanschaffen? Een inventaris maak je best op per afdeling. De spullen die mee moeten, kunnen vaak al maanden op voorhand worden ingepakt. Zo bespaar je jezelf en je medewerkers weer wat stress.

3. Inpakken doe je zo

In ons vorig blogbericht gaven we al enkele nuttige tips over hoe je het best voor een verhuis kon inpakken, maar zorg er ook voor dat je het volgende doet:

  • Plak goed zichtbare labels op de verhuisdozen met daarop de inhoud van de doos en de bestemming. Bekijk of je zware spullen moet verhuizen. Misschien heb je een steekwagen
  • Losse kantoorartikelen zoals rekenmachines, telefoons of computers doe je in plastic bakken of in handige verhuisdozen. Voor dossiers en archiefmappen gebruik je best professionele archiefdozen.
  • Lichter materiaal kan in kartonnen dozen. Markeer dozen of bakken die breekbare voorwerpen bevatten. Kies voor dozen met dubbel golfkarton van meerdere lagen. Online of in warenhuizen vind je zeer goedkope verhuisdozen, maar zijn die zijn niet stevig genoeg omdat ze niet genoeg papierlagen bevatten.
  • Kleef alle dozen boven en onder stevig dicht. Laad dozen niet overvol. Als je de verhuisdoos zelf niet meer kan heffen, is het gewicht ook een aanslag op de rug van professionele verhuizers.
  • Zet volle dozen na markering samen tegen een muur in het lokaal en niet op meubelen of in kasten. Zo blijft meubilair makkelijk vrij voor het verhuizen.
  • Als je langdurig wil stapelen, gebruik je best bakken, want dozen hebben de neiging om na een tijdje in te zakken.

4. Schakel professionele verhuizers in

Je kan ervoor kiezen een kantoorverhuis zelf aan te pakken, maar als je een verhuisfirma onder de arm neemt, krijg je gegarandeerd gemoedsrust in de plaats. Een professionele projectleider stelt samen met jou een stappenplan op.

  • Ga drie maanden voor de kantoorverhuis rond de tafel zitten met het verhuisbedrijf. Stel een realistische planning op voor de verhuisdagen. Verhuis je tijdens de week of in het weekend? Een weekendverhuis zal de dagelijkse werking minder verstoren, maar is wel duurder.
  • Om miscommunicatie te vermijden, stel je één persoon aan die contact onderhoudt met het verhuisbedrijf. Die persoon moet ervoor zorgen dat de verhuizers volledige en duidelijke informatie krijgen.
  • Bespreek in welke volgorde de afdelingen moeten verhuisd worden. Op basis daarvan kan de verhuisfirma het juiste aantal verhuiswagens, verhuisliften en verhuizers bepalen. Tip: om je bedrijfsactiviteiten snel te hervatten, verhuis je eerst je ICT-omgeving.
  • Professionele verhuizers beschikken over een uitgebreide kennis om je informatica op een secure en veilige manier te verhuizen. Ze kunnen meteen ook het archief reorganiseren en intern, of deels extern, onderbrengen.
  • Een verhuisfirma biedt bovendien vaak opslagmogelijkheden voor meubilair Dockx Movers bewaart meubels in individuele bewaarcontainers. Die containers kunnen ter plekke worden ingeladen, waarna ze veilig in het magazijn worden opgeborgen. Ze zijn meteen ook verzekerd tegen brand en diefstal.
  • Een meubelbewaringscontract kan je voor korte periodes aangaan, vanaf één week, en stopzetten wanneer je wenst.
  • Verhuizen zorgt altijd voor afval, maar ook daar hoef je je geen zorgen over te maken. Verhuizers nemen het afval mee of zorgen voor een container ter plaatse.

Zoek je nog meer tips en tricks voor een bedrijfsverhuis zonder stress? Of wil je nog andere zaken checken op onze checklist voor kantoorverhuis? Neem dan een kijkje op www.dockx-movers.be en schakel professionele verhuizers in.