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Conseils et astuces pour un déménagement de bureau sans stress

Un déménagement d’entreprise est quelque peu différent d’un déménagement de particulier. Il faut, par exemple, mettre en place une feuille de route pour mener à bien le déménagement du bureau. Pour limiter « l’arrêt » de votre entreprise, vous pouvez faire appel à des déménageurs professionnels. Dockx Movers vous donne quelques conseils pour que votre déménagement de bureau se déroule comme sur des roulettes ! 

1. Rédigez une feuille de route

Une période de changement peut vite virer au chaos, surtout quand beaucoup de personnes sont impliquées. Pour éviter du stress et des frais inutiles, planifiez votre déménagement d’entreprise et mettez au point une feuille de route.

  • Chaque déménagement de bureau a son point de contact : un gestionnaire de projet qui garde une vue d’ensemble, coordonne la logistique et règle tous les problèmes pratiques. Cette personne notera également les membres du personnel prêts à aider pour les préparatifs avant le déménagement, mais aussi pendant et après.
  • Choisissez les jours du déménagement du bureau, le nombre de boîtes (achat) ou de bacs à louer et quand vous souhaitez les recevoir.
  • Vos clients et vos fournisseurs doivent aussi être au courant des éventuelles interruptions de service et de vos nouvelles coordonnées. Informez-les par mail ou via votre site web.

2. Faites un inventaire

Simplifiez votre déménagement d’entreprise en dressant un bon inventaire. Classez vos articles de bureau dans différentes catégories : que faut-il emmener dans le nouveau bureau ? De quoi n’avons-nous plus besoin ? Et que faut-il acheter ? Dressez votre inventaire par département. Bien souvent, vous pouvez déjà emballer les affaires que vous emmènerez avec vous plusieurs mois à l’avance. Vous éviterez ainsi du stress pour vous et vos collaborateurs.

3. Voici comment emballer vos affaires

Dans notre dernier article de blog, nous vous donnions déjà quelques conseils utiles sur la meilleure façon d’emballer pour un déménagement. Assurez-vous de bien respecter aussi ce qui suit :

  • Collez des étiquettes bien visibles sur les boîtes de déménagement en indiquant leur contenu et leur destination. Regardez si vous devez déménager des objets lourds. Peut-être avez-vous besoin d’un diable ?
  • Mettez vos articles de bureau tels que les calculatrices, les téléphones et les ordinateurs dans des bacs en plastique ou dans des boîtes de déménagement pratiques. Pour vos dossiers et archives, utilisez des boites d’archives professionnelles.
  • Les objets plus légers peuvent aller dans des boîtes en carton. Marquez les boîtes ou les bacs qui contiennent des objets fragiles. Optez pour des boîtes en carton ondulé double épaisseur avec plusieurs couches. Les boîtes de déménagement pas chères que vous trouverez sur internet ou dans des entrepôts ne sont pas assez solides car elles n’ont pas suffisamment de couches de papier.
  • Collez convenablement toutes les boîtes en haut et en bas. Ne surchargez pas les boîtes. Si vous n’arrivez plus à soulever la boîte vous-même, pensez au déménageur professionnel qui devra porter tout ce poids sur son dos.
  • Après avoir marqué vos boîtes, placez-les contre un mur dans un local et pas sur des meubles ou dans des armoires. Vos meubles resteront ainsi libres d’accès pour le déménagement.
  • Si vous souhaitez les empiler pour une plus longue période, utilisez plutôt des bacs, car les boîtes ont tendance à se laisser aller après un certain temps.

4. Faites appel à des déménageurs professionnels

Vous pouvez choisir de vous occuper vous-même du déménagement de votre bureau, mais en faisant appel à une société de déménagement, vous êtes assuré de déménager avec l’esprit tranquille. Un chef de projet professionnel établira avec vous un plan par étapes.

  • Rencontrez l’entreprise de déménagement trois mois avant le déménagement. Fixez un planning réaliste pour les jours de déménagement. Vous déménagez en semaine ou le week-end ? Un déménagement le week-end sera moins perturbant pour les opérations quotidiennes de l’entreprise, mais cela vous coûtera plus cher.
  • Pour éviter tout problème de communication, désignez une personne chargée d’assurer la liaison avec l’entreprise de déménagement. Cette personne doit veiller à ce que les déménageurs reçoivent des informations complètes et claires.
  • Discutez de l’ordre de déménagement des différents départements. La société de déménagement pourra alors déterminer le nombre de camions de déménagement, de monte-charges et de déménageurs nécessaires. Conseil : pour reprendre rapidement vos activités professionnelles, déménagez d’abord votre environnement ICT.
  • Les déménageurs professionnels disposent de connaissances approfondies pour déplacer vos équipements informatiques en toute sécurité. Ils peuvent également réorganiser immédiatement vos archives et les héberger en interne ou en partie en externe.
  • Une société de déménagement propose également souvent des possibilités de stockage pour les meubles. Dockx Movers stocke vos meubles dans des conteneurs de stockage individuels. Ces conteneurs peuvent être chargés sur place, puis stockés en toute sécurité dans l’entrepôt. Ils sont directement assurés contre l’incendie et le vol.
  • Vous pouvez conclure un contrat de garde-meuble pour de courtes périodes, à partir d’une semaine, et y mettre fin quand vous le souhaitez.
  • Un déménagement crée toujours des déchets, mais vous n’aurez pas à vous en soucier non plus. Les déménageurs évacuent les déchets ou fournissent un conteneur sur place.

Vous voulez d’autres conseils et astuces pour un déménagement d’entreprise sans stress ? Ou bien vous souhaitez vérifier d’autres points sur notre check-list de déménagement de bureau ? Rendez-vous sur le site www.dockx-movers.be/fr/ et faites appel à des déménageurs professionnels.

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