Checklist bedrijf verhuizen

Checklist kantoorverhuis

Proficiat. U heeft uw oog laten vallen op een nieuw pand.
Controleer de opzegtermijn van uw huidige huurovereenkomst. Breng de huiseigenaar op de hoogte per aangetekend schrijven.
Moeten er nog aanpassingswerken gebeuren op uw oude of nieuwe locatie? Plan ze zorgvuldig in om verrassingen te voorkomen.
Overleg met de eigenaar wanneer u het nieuwe pand kan betrekken.

Ga rond de tafel zitten met het verhuisbedrijf. Stel een realistische planning op voor de verhuisdagen. Verhuist u tijdens de week of in het weekend? Een weekendverhuis verstoort uw normale activiteiten minder maar is duurder aan werkuren. Dockx Movers geeft u hierbij graag advies. Conform uw wensen en binnen uw budget.
Bespreek in welke volgorde de afdelingen moeten verhuisd worden. Op basis daarvan kan Dockx Movers het juiste aantal verhuiswagens, verhuisliften en verhuizers bepalen.
Tijd om uw werknemers in te lichten. Kies het geschikte medium. Dat kan een rondschrijven zijn maar ook intranet. Vergeet niet dat verhuizen ook voor uw werknemers een bron van stress of ongemak kan betekenen. Klare communicatie lost al veel vragen op.
Verwittig uw klanten, leveranciers en partners via brief of e-mail. Vergeet daarbij uw toeleveranciers niet: drankenautomaat, planten, kopieertoestellen, printers,… Misschien is dit het moment om uw contract met hen te herzien of (betere) voorwaarden te bespreken?

De richtlijnen en de nummering kunnen dan wel op papier staan, zorg er ook voor dat ze in procedures worden vastgelegd. Bepaal ook de volgorde van laden zodat alles netjes op zijn nieuwe plaats belandt.
Plastic bakken zijn uitermate geschikt voor losse kantoorartikelen zoals rekenmachines, telefoons, computers, kleine schilderijen,… Voor dossiers en archiefmappen zijn de plastic bakken voorzien van dossierhouders voor het vlot in- en uitladen van hangmappen.
Lichter materiaal kan in kartonnen dozen worden ingepakt. Markeer duidelijk dozen of bakken die breekbare voorwerpen bevatten.
Kleef alle dozen boven en onder stevig dicht. Laad dozen niet overvol. Nooit hoger dan de plooirand, zodat ze vlot en veilig gestapeld kunnen worden.
Zet volle dozen na markering samen tegen een muur in het lokaal en niet op meubelen of in kasten. Zo blijft meubilair makkelijk vrij voor het verhuizen.
Lege meubelen, burelen en kasten verhuizen vlotter dan volle. Toch een probleem? Dockx Movers kan ook volgeladen kasten verhuizen. In dat geval dient u dit wel duidelijk vooraf te communiceren.
Graag ook vooraf melden of er zware of niet demonteerbare stukken moeten verhuisd worden.
Zorg voor voldoende parkeergelegenheid tijdens de verhuisdagen. Op verzoek zorgt Dockx Movers voor de noodzakelijke toelatingen en parkeerverbod bij uw gemeente. Gaat het om uw privéparking verwittig dan tijdig de gebruikers.

Meld uw adreswijziging aan

Kom ruim op tijd. Duid per afdeling een verantwoordelijke aan die erop toeziet dat alles volgens plan verloopt. Dockx Movers voorziet op het oude en nieuwe adres een projectcoördinator.
Zorg voor aangepaste toegangscontrole op het oude en nieuwe adres om inbraak en vandalisme te voorkomen.
Installeer een kleine helpdesk voor probleemoplossingen.
Tijdens de verhuis moeten in- en uitgangen altijd vrij zijn en vrij blijven. Zorg ervoor dat gangen en liften vlot toegankelijk zijn.
Dockx Movers draagt zorg voor de bescherming van ramen, vensterbanken, liften en natuurstenen vloeren. Is er iets wat vraagt om speciale aandacht? Onze adviseurs bespreken het graag.

Controleer eventuele verhuisschade.
Eenmaal aangekomen op uw bestemming, schrijft u zich best in bij de ambassade van België. Nadien ontvangt u uw nieuwe identiteitskaart.
Maak kennis met: nieuwe buren, nieuwe leveranciers, buurtvereniging.

Onze adviseurs helpen u graag verder.